Adverse media-screening er et målrettet søk etter og en vurdering av negative nyheter og andre offentlige opplysninger som kan ha betydning for risikoen i et kundeforhold. Kontrollen kan inngå i kundetiltak (KYC) og arbeidet mot hvitvasking (AML) når dere etablerer eller følger opp et kundeforhold, eller mottar nye opplysninger som bør undersøkes.

Resultatet skal gi et grunnlag for vurdering: hva dere har undersøkt, hvilke opplysninger som er relevante, og hva som eventuelt må avklares videre.

Hvilken negativ omtale er relevant?

I arbeid mot økonomisk kriminalitet kan aktuelle temaer være bedrageri, hvitvasking, korrupsjon og terrorfinansiering. Opplysningene kan komme fra nyhetsmedier, men også fra offentlige vedtak, tilsynsreaksjoner og rettsavgjørelser.

Omtalen kan gjelde en påstand, en etterforskning, en tiltale eller en dom. Det kan være grunn til å vurdere en opplysning selv om saken ikke har endt med en dom. Samtidig dokumenterer ikke en påstand at noen har gjort noe ulovlig, og negativ omtale alene avgjør ikke risikoen i deres kundeforhold.

Avgrens derfor søket til temaer som kan påvirke vurderingen dere skal gjøre. En negativ kundeanmeldelse trenger ikke å være relevant for hvitvaskingsrisiko. Vanlig medieovervåking følger bredere omtale av en virksomhet eller bransje; denne kontrollen undersøker om opplysninger om bestemte parter har betydning for risikoen.

Mediesøket kommer i tillegg til kontroll av politisk eksponerte personer (PEP) og sanksjonslister. PEP-kontrollen gjelder personens status knyttet til viktige offentlige verv, mens listebasert sanksjonsscreening ser etter mulige treff på relevante sanksjonslister. Ingen negative nyheter betyr derfor ikke at de andre kontrollene er gjennomført.

Tilpass kontrollen til kunden og formålet

For rapporteringspliktige bygger hvitvaskingsloven §§ 6 og 9 på en risikobasert tilnærming. Kundetiltak og løpende oppfølging skal tilpasses risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering. Fremgangsmåten i denne artikkelen er metodestøtte, ikke en lovbestemt mal for mediesøk.

1. Skriv først hvorfor dere gjør kontrollen. Skal dere vurdere en ny kunde, oppdatere tidligere opplysninger eller undersøke en konkret hendelse? Bestem hvilke risikotemaer og stadier i en sak søket skal omfatte. En bred første gjennomgang og en oppfølging av en kjent sak kan ha ulikt omfang.
2. Avklar hvilke selskaper og personer som skal inngå. Kunden er utgangspunktet. Reelle rettighetshavere, representanter og andre tilknyttede parter kan være relevante ut fra kundens risiko. Vurder tidligere roller dersom hendelsen eller tidsperioden tilsier det. En selskapsforbindelse er en grunn til å undersøke sammenhengen, ikke dokumentasjon på at kunden var involvert.
3. Ha registrert navn, tidligere navn, kjente navnevarianter, organisasjonsnummer og relevante geografiske opplysninger tilgjengelig. For personer kan fødselsopplysninger og rolle i selskapet hjelpe dere med å skille mellom personer med samme navn. Noter hvem kontrollen omfatter og begrunnelsen for avgrensningen.

Velg kilder og språk som passer kundens tilknytninger

Ta utgangspunkt i landene kunden og de aktuelle personene har relevante forbindelser til. Norske mediesøk kan trenge å suppleres med utenlandske eller lokale kilder. Vurder både språk, lokale skrivemåter og navnevarianter. Dersom dere mangler språkkompetanse eller tilgang til en nødvendig kilde, må det fremgå som et behov for supplerende arbeid.

Velg hvor langt tilbake dere trenger å søke ut fra risikospørsmålet og historikken i kundeforholdet. Publiseringsdatoen og tidspunktet for hendelsen er to forskjellige opplysninger. Ved en ny kontroll bør dere avklare om oppgaven gjelder nye oppslag siden sist, eller om også eldre hendelser skal vurderes på nytt.

Kontrollen kan gjennomføres manuelt, med et screeningverktøy eller ved å kombinere metodene. Undersøk hvilke land, språk, kilder, tidsperioder og parter et verktøy dekker. Dere trenger også å vite om dere kan lese originalkilden og kontrollere hva et treff bygger på.

Roaring Adverse Media støtter søk etter relevante negative nyheter og oppgir Sverige som dataland. Vurder den dekningen opp mot landene og partene dere trenger å kontrollere.

Nordic Issuing bruker Adverse Media sammen med Roarings AML-rapport i kundekontrollen. Kundehistorien på svensk viser et eksempel på hvordan mediesøk inngår sammen med andre kontroller.

Slik gjennomfører dere mediesøket

1. Begynn med navnet uten risikobegreper for å orientere dere og finne aktuelle navnevarianter. Søk deretter på navnet sammen med ord som svarer til risikotemaene dere har valgt. For en oppdiktet virksomhet kan søkene være "Eksempelbedriften AS" bedrageri og "Eksempelbedriften AS" korrupsjon. Tilpass begrepene til språk og virksomhet; dette er eksempler, ikke en uttømmende søkeliste.
2. Søk på relevante navnevarianter hver for seg. En eksakt navnefrase kan begrense støy, mens et søk uten eksakt frase kan fange opp andre skrivemåter eller rekkefølger. Legg til sted, land eller selskapsrolle når det hjelper dere å skille mellom parter. Pass på at filtrene ikke utelater opplysninger som fortsatt er relevante for kontrollen.
3. Åpne originalkilden bak aktuelle treff. Overskriften og utdraget i søkeresultatet gir ikke hele sammenhengen. Viser artikkelen til et vedtak eller en rettsavgjørelse, les originaldokumentet hvis det er tilgjengelig. Se også etter senere omtale, rettelser og nye avgjørelser i samme sak. Flere gjengivelser av én nyhet er ikke uavhengige bekreftelser.

Noter dato, navn, søkeord, kilder, språk og tidsfiltre underveis. Søkemotorer rangerer og filtrerer innhold, og utgivere kan endre eller fjerne artikler. Resultatene kan dermed variere mellom søk. Et grundig søk er ikke dokumentasjon på at all relevant informasjon er funnet.

Vurder treffene før dere bruker dem i kundevurderingen

Gjør først en kort vurdering av identitet, kilde, sammenheng og relevans:

• Identitet: stemmer opplysninger utover navnet, for eksempel sted, selskap, rolle eller andre kjennetegn?
• Kilde: hvem står bak opplysningen, hva bygger den på, og finnes det originaldokumenter eller annen uavhengig støtte?
• Sammenheng: hvilken rolle har parten i saken, når skjedde hendelsen, og gjelder omtalen en påstand, etterforskning eller avgjørelse?
• Relevans: hvordan kan opplysningen påvirke en risiko dere vurderer i dette kundeforholdet?

Når et vesentlig punkt er uklart, beskriv hva som må avklares og hvem som skal undersøke det videre. En mulig navneforveksling krever andre opplysninger enn uklarhet om rollen til en person dere allerede har identifisert. Følg virksomhetens rutiner for videre vurdering og eskalering.

Se deretter relevante opplysninger i sammenheng med det dere vet om kunden: virksomheten, eierstrukturen, kundeforholdets formål og forventede aktiviteter. Hvilke opplysninger bekreftes, hvilke motsies, og hva mangler dere? Omtale av en reell rettighetshavers tidligere selskap må knyttes til personens rolle og tidsperiode før betydningen for den nåværende kunden vurderes.

Vurderingen kan gi grunn til supplerende spørsmål, forsterkede kundetiltak eller endret risikovurdering. Den kan også begrunne at opplysningen ikke har betydning for det aktuelle kundeforholdet. Hold kildens opplysninger og deres egen konklusjon atskilt, og forklar hvordan underlaget støtter neste handling.

Ingen relevante treff eller en ufullstendig kontroll?

En fullført kontroll uten relevante treff betyr at dere ikke har funnet slike opplysninger i det dokumenterte søket. Utfallet må ses i lys av hvilke parter dere undersøkte, hvilke kilder og språk dere brukte, og hvilken periode søket dekket. Det betyr ikke at kunden er uten risiko, eller at negative opplysninger ikke finnes andre steder. Formuler resultatet avgrenset, for eksempel «ingen relevante treff innenfor dokumentert omfang».

Hvis dere ikke har kunnet søke på et relevant språk, lese en viktig kilde eller undersøke en part som skulle inngå, er en del av kontrollen ufullstendig. Beskriv hva som mangler og hvilke supplerende undersøkelser eller alternative kilder som trengs. Den manglende delen skal ikke registreres som et søk uten treff.

Avklar hvem som skal vurdere om mangelen må følges opp før det tas en beslutning om kunden. Betydningen avhenger av risikospørsmålet og hvilke andre opplysninger dere har. Slik blir det synlig om søket er avsluttet på et tilstrekkelig grunnlag, eller om et informasjonsbehov fortsatt står åpent.

Dokumenter vurderingen og planlegg videre oppfølging

En annen medarbeider bør kunne forstå arbeidet uten å starte på nytt. Dokumenter derfor:

• Formål og omfang: parter, risikotemaer, kilder, språk og periode, med vesentlige avgrensninger
• Utført søk: dato, søkeord eller verktøyinnstillinger og eventuelle mangler i tilgang eller dekning
• Vurderte opplysninger: kildelenker, publiseringsdato, tidspunkt for hendelsen og hva dere har kunnet bekrefte
• Konklusjon og ansvar: begrunnelse, sammenheng med øvrige kundetiltak og ansvarlig rolle
• Videre arbeid: åpne spørsmål, ansvarlig funksjon og dato eller hendelse som skal utløse ny vurdering

Tilpass innhold og lagring til virksomhetens rutiner for dokumentasjon og personvern. Oppgi hvilken rutine eller policyversjon dere brukte, slik at vurderingen kan forstås og sammenlignes senere.

Etter hvitvaskingsloven § 24 skal rapporteringspliktige følge opp kundeforhold løpende og jevnlig gjennomføre kundetiltak. Slike tiltak skal også gjennomføres når det er tvil om tidligere opplysninger er korrekte eller tilstrekkelige. Det fastsetter ikke ett felles intervall for mediesøk.

Bestem når mediekontrollen skal tas opp igjen ut fra kundens risiko og rutinene deres. En endring i eierstrukturen eller nye relevante opplysninger kan være en konkret utløser. Ved neste gjennomgang bør det fremgå hva som er nytt, og om den tidligere vurderingen fortsatt holder.